Kontrola wewnętrzna zakończona sukcesem!

Na początku powinniśmy zdefiniować zakres kontroli, przeszkolić kontrolerów i poinformować pracowników o celach kontroli czy audytu wewnętrznego.

To podstawowe działanie pozwoli nam na sprawne, rzetelne i prawdziwe przeprowadzenie kontroli wewnętrznej.

Proces sprawnego i efektywnego zarządzania firmą wymaga przeprowadzenia cyklicznych kontroli wewnętrznych.

Jakie korzyści niesie ze sobą kontrola wewnętrzna w przedsiębiorstwie?

Jedną z głównych motywacji do przeprowadzenia procesów kontroli w przedsiębiorstwie jest likwidacja nieprawidłowości w firmie. Możliwość wyeliminowania lub zminimalizowania działań niepożądanych przyniesie firmie wymierne korzyści. Zaliczyć do nich możemy: lepsze zarządzanie pracą ludzi, większe wykorzystanie dostępnych zasobów, np. maszyn, ograniczenie przestojów, większe bezpieczeństwo pracy. Kontrola oparta na rzetelnych i prawdziwych wynikach wspiera podjęcie odpowiednich działań z zakresu zarządzania, czy planowania. Efektywność i powodzenia wszystkich działań, które zainicjowała kontrola wewnętrzna zależą od wszystkich pracowników. Jednak dokładnie te wskazane punkty w kontroli wewnętrznej wskazują nam, gdzie wprowadzenie zmian jest najważniejsze.

Analiza wyników z kontroli, czy audytu wewnętrznego pozwoli nam na realną ocenę sytuacji w firmie, jak również podjęcie działań, o których wspomniano wcześniej. Wyniki z analizy mogą pełnić również funkcję motywacyjną dla pracowników (np. premia za brak wypadków bądź nieprawidłowości w dziale).

Co nam pomoże w kontroli wewnętrznej?

Wiele jednak sprowadza się do dobrze przeprowadzonej kontroli z odpowiednim zakresem i kolejnością pytań oraz przemyślanymi odpowiedziami, jeżeli decydujemy się na pytania zamknięte.

Często określona odpowiedź na jedno pytanie powinna pociągać za sobą pytanie powiązane z tą odpowiedzią, a nie być po prostu kolejnym pytaniem z listy (pytania zależne). Pozwala to budowanie uczucia, że udzielona odpowiedź jest ważna i ma duże znaczenia dla całego procesu kontroli.

Ciekawą opcją zamiast udzielania długiej odpowiedzi może być dodanie fotografii. Znane jest powiedzenie, że „jeden obraz wart więcej niż tysiąc słów”. Jest to również opcja bardziej elastyczna niż odpowiedź w formie tekstu czy liczby. Możliwość przechowywania zgromadzonych ankiet w wersji elektronicznej sprawia, że są one zawsze dostępne, a przejrzystość zgromadzonych danych wpływa na ich uporządkowanie i szybką analizę.

Powrót